Vergaderingen kunnen een geweldige manier zijn om uw werknemers te laten samenwerken en te laten brainstormen over nieuwe ideeën. Er zijn echter enkele fundamentele regels die altijd moeten worden gevolgd bij het leiden van een vergadering. Als u deze eenvoudige richtlijnen negeert, zullen vergaderingen snel vervelend worden voor alle betrokkenen. In deze blogbijdrage bespreken we de do’s en don’ts van effectief vergaderen.
Je hebt waarschijnlijk wel gehoord dat je altijd je best moet doen en zo professioneel mogelijk moet zijn, maar hoe vaak wordt ons verteld dat we niet mogen kletsen tijdens vergaderingen? Het antwoord zal u misschien verbazen – het is nooit! Er is geen reden voor ons om kostbare werktijd in beslag te nemen door op onze telefoon te typen of met andere mensen te praten. Dit artikel geeft een aantal ideeën over manieren waarop we deze saaie bijeenkomsten minder vervelend kunnen maken zonder hun (of onze) flow te verstoren.
Contact
Als collega’s werk je vaak naast elkaar en heb je weinig contact met de persoon. Meestal werk je alleen en dus is het goed om af en toe eens te praten; een ontmoeting kan op deze manier wonderen doen! Een overleg tussen twee mensen helpt hen beiden te leren over hun individuele sterktes of zwaktes waardoor iedereen in uw bedrijf krachtiger ideeën kan aandragen. Die anders misschien niet zouden opkomen omdat ze samen verschillende perspectieven delen over wat er nu moet gebeuren
Informeel praten buiten vergaderingen creëert ook betere relaties binnen teams. Omdat er geen angst is dat iets persoonlijk zal worden opgevat door een collega tegen een ander lid. Dat anders spreekt dan hoe hij/zij normaal communiceert onder vrienden tijdens momenten buiten de dienst.
Moet je aanwezig zijn?
Je hoeft waarschijnlijk niet bij elke vergadering aanwezig te zijn. Soms worden er dingen besproken waar u niets belangrijks te doen heeft en dat hangt af van de agenda van uw huidige vergadering. Maar als het aankomt op belangrijke zaken dan heeft iedereen een verantwoordelijkheid voor zijn of haar aanwezigheid, ongeacht de positie die hij of zij bekleedt binnen een organisatie of bedrijf. Dus ik zou aanraden om eerst te overleggen met degene die de betreffende discussie heeft gepland voordat u besluit om niet aanwezig te zijn. Omdat er misschien al afspraken zijn gemaakt over wie er wel aanwezig zal zijn bij deze cruciale gesprekken.
Voorbereiden op een vergadering
Wanneer je in een vergadering bent, is het doel ervoor te zorgen dat iedereen aan boord is en duidelijk is over wat ze van jouw kant nodig hebben. Als het lijkt alsof er iets niet klopt of niet goed gedefinieerd is op een bepaald punt tijdens dit proces: verduidelijk het! Het klinkt misschien eenvoudig, maar als we weten hoe belangrijk deze kleine dingen zijn – al is het maar door om opheldering te vragen – kunnen we het veel beter doen dan verwacht. Omdat onze hersenen ons zulke vitale informatie niet zullen laten vergeten nadat we feedback van anderen hebben gekregen.
Wanneer?
Het is belangrijk om de juiste mindset te hebben voor een productieve vergadering. Als je iets moet doen tijdens je werktijd, is het het beste als deze actie kan wachten tot na de lunchpauze wanneer iedereen zijn volledige pauze heeft gehad. En misschien meer bereid of in staat is om dingen beter te overdenken dan ze anders zouden doen. Het kan ook helpen om twijfels weg te nemen door grote taken op te splitsen in kleinere, zodat er niet te veel tegelijk op het bordje van één persoon ligt. In plaats daarvan maakt het verdelen van deze opdrachten over twee mensen dat ze minder afschrikwekkend lijken, wat de kans vergroot dat deze acties met succes worden uitgevoerd.
Sta open voor inbreng
Openstaan voor de inbreng van anderen tijdens vergaderingen is belangrijk. Je kunt van elkaar leren, en het is altijd interessant om meningen met elkaar te delen zonder ze te veroordelen! Misschien is het ook de moeite waard om je eigen gedachten te heroverwegen – wie weet?
Let op de tijd
De voorzitter van een vergadering is degene die bijhoudt en aangeeft wanneer het tijd is, per agendapunt. Het tijdstip varieert naargelang van wat er besproken wordt, maar hopelijk niet langer dan een uur. Tenzij er speciale omstandigheden zijn in welk geval ze ook rekening moeten houden met de dynamiek of de inbreng van de groepsleden. Maak je geen zorgen dit zal niet vaak of helemaal niet gebeuren! Het kan ook heel nuttig zijn als de vergaderingen vlot verlopen, zodat iemand al in een vroeg stadium de leiding neemt door van tevoren de begin- en eindtijden te bepalen; maar iedereen die erbij betrokken is, voelt zich verantwoordelijk tijdens het verloop van de vergadering; aarzel dus niet om vragen te stellen.
Altijd notuleren
Wanneer u de details van een vergadering vastlegt, is het belangrijk dat u notulen maakt. Dit maakt het mogelijk voor toekomstige referentie en herziening wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld in de rechtbank tegen de acties van uw eigen bedrijf of besluitvormingsprocessen (bijvoorbeeld). De notulist maakt aantekeningen over wat er tijdens elke sessie is besproken, zodat het bijhouden van de notulen ook gemakkelijk wordt omdat er geen gaten tussen de vergaderingen zitten! U kunt hem of haar ook vragen of hij of zij eerdere documenten kan bekijken, zoals al eerder is gedaan, zodat we weten hoe ver onze discussie teruggaat.
Maak gebruik van hulpmiddelen
Brainstormen is een van de beste manieren om creatieve oplossingen te bedenken voor een bepaald probleem, omdat het sterk berust op groepsinspanning. Hoe meer zintuigen betrokken zijn bij je discussie, of als je een agendapunt visueel maakt zoals een tekening of powerpoint presentatie; dit maakt ieders punt duidelijk zonder dat er misverstanden ontstaan tussen deelnemers die anders gelijkaardige dingen zouden zeggen (en blijven herhalen). Opschrijven wat ze inbrengen helpt bij het structureren van onderwerpen en voorkomt misverstanden bij het teruglezen van elkaars woorden later tijdens brainstormsessies, aangezien ook niet iedereen vloeiend Engels spreekt!
Staand vergaderen
De indeling van een vergaderruimte kan bijdragen aan een effectieve bijeenkomst. Wanneer u nadenkt over hoe u uw ruimte het beste kunt benutten, denk dan aan manieren waarop deze verbeterd kan worden en probeer deze uit met potentiële deelnemers voordat u iets definitiefs doet! Bijvoorbeeld: staand vergaderen vermindert de tijd met een derde – dus als dat beter werkt dan zittend vergaderen, ga dan voor het laatste; ook als mensen actief zijn, raken ze meer betrokken bij wat ze bespreken omdat er niet het gevoel is van “ik kijk alleen maar toe”.