Netvergaderingen worden steeds populairder omdat bedrijven de kosten graag laag houden. Er is echter een etiquette die gevolgd moet worden om deze vergaderingen soepel te laten verlopen. Deze blog behandelt de basisprincipes van vergaderetiquette via het net, inclusief telefoon- en videochats.
Het bedrijf zou vergaderingen via het internet moeten houden. Dit bespaart geld en maakt het mogelijk voor collega’s die thuis werken om toch bij de vergadering aanwezig te zijn, zelfs als ze niet fysiek op kantoor zijn tijdens de gewone kantooruren vanwege kinderopvang of andere verplichtingen.
Steeds populairder
Netmeeting is een geweldige manier om geld en tijd te besparen. Het is ook mogelijk voor docenten of trainers van over de hele wereld om samen te komen op één plaats, waardoor zowel reiskosten als trainingstijd worden bespaard.
Belangrijke gebruiken
Houd rekening met de mensen om u heen en doe uw best om hen niet af te leiden. Houd de omgeving zo vredig, kalm en rustig mogelijk zonder al te veel achtergrondlawaai zoals spelende kinderen of blaffende honden. Zo vermijd je onderbrekingen van buitenstaanders die misschien hun best doen om zich te concentreren op wat ze aan het doen zijn.
Het is belangrijk om op tijd te zijn voor de vergadering. Te laat komen is storend en zal er alleen maar toe leiden dat anderen ook te laat komen, maar het is ook gewoon een kwestie van beleefdheid – probeer niet over elkaar heen te praten als je op je bestemming aankomt.
Houd rekening met de latentie van uw geluid. Wanneer u verwacht onderbroken te worden, pauzeer dan voordat u spreekt zodat anderen kunnen horen wat er aan de hand is en indien nodig daarop kunnen reageren met vragen of opmerkingen.
Als iemand onmiddellijk aandacht nodig heeft, zal hij dat duidelijk maken door zijn hand boven schouderhoogte (of gelijkwaardig) op te steken. Veel moderne vergadersystemen hebben knoppen voor “opheffen” die alle deelnemers tegelijk waarschuwen.
Je moet je laptop nooit voor je op tafel zetten als er andere mensen in de buurt zijn. Dat is niet alleen onprofessioneel, maar zij zullen het ook afleidend en afstotend vinden om te zien hoe de neusgaten van iemand anders de meeste ruimte innemen zonder rekening te houden met persoonlijke grenzen of waardigheid.
Het belangrijkste om te onthouden als je in een vergadering bent, is dat het niet alleen gaat om wat er in de kamer gebeurt. Het kan ook aanvoelen alsof je hele leven afhangt van hoe goed deze vergadering verloopt, dus doe niets afleidend of ondoordachts! Blijf geconcentreerd en spreek duidelijk zonder te schreeuwen – dan weten de mensen dat we ook opletten.
Het is belangrijk om op te vallen en gezien te worden tijdens webmeetings. Vermijd te veel of te weinig licht, evenals strepen die uw gezicht moeilijk zichtbaar maken voor andere mensen in het groeps-chatvenster (stroboscopisch effect). Als je een spijkerbroek en een t-shirt draagt, kun je daar het beste niets anders overheen dragen zodat het niet bevuild raakt met zweet van de hele dag praten! Als je een koptelefoon gebruikt, denk er dan aan: adem door die neusgaten in plaats van een grote gaap uit te stoten – want als iedereen dat doet, kan niemand elkaar horen ademen, wat het luisteren moeilijker maakt dan ooit tevoren omdat er geen enkel achtergrondgeluid is.
Nog wat aanbevelingen
Tijdens een vergadering is het gemakkelijker op te letten en u te concentreren als uw omgeving u niet afleidt. Houd dus de muteknop in de gaten voor het geval iemand met zijn stem begint te spreken of er een ander geluid opduikt! Je kunt ook “mijn naam” zeggen voordat je begint, zodat iedereen weet wie er aan de beurt is – net zoals online forums dat al sinds mensenheugenis doen (nou ja, in ieder geval zo lang als er vergaderingen zijn).
Als je alleen aanwezig bent om te luisteren, dan kun je je camera of microfoon beter niet aan laten staan. Op die manier kunnen deelnemers nog steeds andere dingen doen terwijl ze in de zaal zijn zonder de communicatie te verstoren.
Tijdzones
Met behulp van online vergaderingen kunnen werknemers van overal met elkaar communiceren zonder reistijd. Het enige nadeel van dit verhaal zijn de verschillende tijdzones, dus er zal altijd wel iemand zijn die af en toe te vroeg of te laat is voor een vergadering op kantoor; maar daarom heten ze “online”, nietwaar? Dus als uw bedrijf de mogelijkheid biedt om op afstand te werken, moet u het misschien eens proberen.