De meesten van ons zijn het erover eens dat vergaderingen een noodzakelijk kwaad zijn. Ze nemen tijd in beslag en we hebben vaak het gevoel dat we er niets mee bereiken. Aan het einde van de vergadering zijn we moe en gefrustreerd en niet gemotiveerd om iets te doen met de informatie waar we net een uur over hebben gepraat. In deze blogbijdrage bespreken we enkele strategieën om effectievere vergaderingen te houden en toch efficiënt met je tijd om te gaan.
Voor veel mensen zijn vergaderingen saai en vaak de enige manier om dingen gedaan te krijgen. Maar dit hoeft niet uw ervaring te zijn! Een vergadering goed van tevoren voorbereiden geeft u meer vrijheid tijdens deze uitgebreide werksessies en helpt ook anderen bij hun taken door de procedure niet te vertragen met lastige vragen of aarzelende antwoorden. Daarom helpt het altijd om perfect voorbereid aan een toekomstige bijeenkomst te beginnen als iedereen doet wat er in eerste instantie van hem werd gehoopt: Efficiënt afgehandelde notulen zonder gedoe.
Wanneer een vergadering houden: De hamvraag is of het al dan niet nodig is voor de besluitvorming en het delen van informatie. Als er belangrijke beslissingen moeten worden genomen, dan kan een vergadering helpen om snel tot een consensus te komen, omdat de mensen beperkt zijn in hun werktijd en ook andere verplichtingen hebben buiten hun verantwoordelijkheden op het werk. Vergaderingen dienen ook een ander doel – soms geeft gewoon de kans om je mening te geven je meer duidelijkheid dan welke e-mail dan ook zou kunnen verschaffen!
Als dit eenmaal is vastgesteld, wordt het ook relevant om te bepalen hoe vaak teams communiceren; veel bedrijven maken gebruik van driemaandelijkse check-ups zodat werknemers weten waar iedereen mentaal staat voordat ze het volgende kwartaal weer bij elkaar komen.
De Basis
Om vergaderingen efficiënter te laten verlopen, is het belangrijk om de deelnemers alle belangrijke informatie vóór de bijeenkomst te sturen. Dit bespaart tijd tijdens de bespreking en kan verwarring onder de leden van uw team helpen voorkomen, aangezien zij niet voor verrassingen komen te staan wanneer u face-to-face bijeenkomt! Om u voor te bereiden kunt u contact opnemen met iemand die in het verleden conferenties of evenementen heeft bijgewoond waar soortgelijke bijeenkomsten werden gehouden. Zodat er geen hiaten zijn in de kennis over onderwerpen die door andere deelnemers zijn besproken. Maak ook aantekeningen nadat u het materiaal zorgvuldig hebt doorgelezen. Deze zullen dienen als geheugensteuntjes als er later iets onopgemerkt tussendoor glipt! Tenslotte zorg
dat de vergaderingen vlot verlopen en iedereen betrokken blijft met het oog op zowel professionaliteit (kort houden) EN dat alles aan bod komt.
Voorbereiding
Bepaal wie de vergadering zal bijwonen en bepaal een doel voor de vergadering. Moet er een beslissing worden genomen of is er informatie nodig?
Bepaal van tevoren wanneer, waar en hoe lang u de vergadering wilt laten plaatsvinden met specifieke instructies die de mensen kunnen volgen als ze uw documenten van tevoren hebben gelezen. Zodat ze hun werk niet hoeven te onderbreken tijdens het lezen van de tijd voordat de datum van de vergadering aanbreekt! Om aantekeningen te maken over wat meer nadruk nodig heeft, raad ik aan om belangrijke punten te markeren met behulp van vetgedrukte letters, zoals “Vanaf hier verder.” Dit zijn slechts aanknopingspunten om de aandacht te trekken, maar vertrouw er niet alleen op, want sommige mensen kunnen deze afleidend/vervelend vinden, terwijl anderen ze niet kunnen lezen.
Tijdens de vergadering
De vergadering wordt niet geleid zonder een leider. De voorzitter moet ervoor zorgen dat de vergaderingen op tijd beginnen, hun agenda volgen en niet te langdradig worden met discussies over onbelangrijke zaken – vooral omdat dit kan gebeuren als er meer dan 5 mensen aanwezig zijn! Het helpt als deze taken ook worden uitgevoerd door iemand die dicht bij elkaar zit: eek – misschien zelfs naast buren?!
De secretaresse kan ook helpen bij het bijhouden van de notulen tijdens een belangrijke vergadering, zodat deze nooit worden vergeten of over het hoofd worden gezien; herinner hen ondertussen aan bepaalde punten, zoals openingswoorden, als dat nodig is (hoewel het misschien al duidelijk lijkt).
Aan het eind van elke bijeenkomst is er altijd tijd voor gezelligheid. In dit “Wat zijn we nog meer aan het doen?”-segment krijgt iedereen de kans om zijn mededelingen te doen en ideeën met elkaar uit te wisselen tussen de discussies over typische werkonderwerpen zoals deadlines of projecten die momenteel aan de gang zijn.
Na de vergadering
U organiseert nu al een hele tijd vergaderingen en het wordt steeds moeilijker om iedereen mee te krijgen. Waarom? Misschien omdat u iets moet doen aan het gebrek aan motivatie bij uw vergaderdeelnemers! Als er niemand is die enthousiast of geïnvesteerd lijkt, dan zullen ze volgende week niet terugkomen – laat staan om de andere week, tot ons project weer eens stilvalt zonder dat er iets gebeurt – zoals gewoonlijk…