Effectieve vergaderingen zijn essentieel voor het succes van elk bedrijf. Ze kunnen helpen problemen op te lossen, nieuwe ideeën te genereren en werknemers te motiveren. Niet elke vergadering is echter een succes en soms werken ze niet zo goed als je zou hopen. In deze blogpost gaan we in op de verschillende communicatiestijlen die mensen gebruiken om effectiever te communiceren tijdens een vergadering.
Effectieve vergaderingen zijn een noodzakelijk kwaad in het bedrijfsleven. Ze zijn nuttig omdat ze de deelnemers kunnen helpen zich te concentreren op het bereiken van hun doel, maar soms is het ook gewoon leuk om samen te komen en te praten! Een goede vergadering voldoet aan deze eisen
Ze mag niet langer duren dan nodig is; als er geen gemeenschappelijke basis is, komt er toch niets uit. Als iemand om 8 uur ’s morgens begint te praten over pensioenplannen, terwijl een ander nog andere dingen moet doen voordat de lunch begint – wel, je weet wat ik bedoel? Dit zou hoe dan ook als onbeleefd worden beschouwd, dus zorg ervoor dat iedereen op voorhand afspreekt hoe lang elke discussieperiode mag duren (bv. maximum 30 minuten).
Doel van de vergadering
Een effectieve vergadering kan alleen plaatsvinden als er een gemeenschappelijk begrip is van het doel van ieders bijdrage. De voorzitter moet duidelijk maken wat hij hoopt te bereiken met elke aanwezige, en ervoor zorgen dat alle deelnemers in harmonie samenwerken om deze doelen te bereiken.
Hoe te communiceren
De manier waarop mensen met elkaar omgaan tijdens de vergadering is zeer belangrijk. Dit omvat hun input en reacties, maar ook zaken als oogcontact of houding. Of dat nu rechtop zitten is of slungelig terwijl je naar anderen luistert. Het kan een groot verschil maken voor hoe productief je bent tijdens de genoemde procedure.
De voorzitter moet erop toezien dat alle deelnemers de juiste procedure volgen. Hij moet ook op voorhand bepalen wat er tijdens deze vergadering zal worden besproken, zodat er geen verrassingen zijn voor alle betrokkenen. Maar hij moet er vooral voor zorgen dat iedereen weet welke invloed zijn rol heeft op de beslissingen en acties die tijdens de vergadering worden genomen.
Interactie
Het eerste aspect, interactiviteit en eerlijkheid, moet op een positieve manier worden uitgevoerd. Deelnemers moeten zich welkom voelen met een open geest voor de vergadering en bijdragen van iedereen moeten worden gewaardeerd. Zodat ze niet bang zijn om terug te komen als er iets misgaat of als iemand zich genegeerd voelt als de tijdslimiet van iemands bijdrage zonder waarschuwing wordt overschreden. Wat ertoe kan leiden dat mensen niet meer willen deelnemen. Omdat het emotioneel te moeilijk wordt als je al worstelt terwijl je nog maar 10 minuten over hebt om alles af te ronden. En dan gebombardeerd wordt met vragen die specifiek voor mij bedoeld waren.
Ook de discussieleider of voorzitter moet dit gedrag goed in de gaten houden. Het is belangrijk om alles wat gezien wordt te benoemen, bijvoorbeeld als iemand een negatieve houding toont ten opzichte van het onderwerp bij de hand- maak dan opmerkingen als: “Ik zie dat je er niet helemaal bij bent vandaag; het spijt me!”
Procedure-aspect
Het tweede aspect, het procedurele aspect, is ervoor te zorgen dat elke vergadering op een ordelijke manier verloopt. Daartoe worden regels opgesteld onder de deelnemers en iedereen moet zich daaraan houden om de procedure niet te verstoren of verwarring te stichten met de mensen om u heen die het niet eens kunnen zijn over bepaalde procedurekwesties waarvoor verschillende interpretaties mogelijk zijn. De voorzitter heeft een gevestigd belang, want als deze overtredingen plaatsvinden, kan dat leiden tot onnodige verwarring of tot een rommelige situatie waarin sommige leden zich niet gehoord voelen door anderen.
Inhoud van de vergadering
Uiteindelijk gaat een vergadering over inhoud; het is belangrijk om je onderwerp duidelijk te presenteren. Als je dat niet doet, loop je het risico een onnauwkeurig of ongeïnteresseerd beeld te schetsen van waar het in deze situatie echt om gaat (waar hebben we het over?). Als iets klinkt als te veel moeite – of als mensen niet luisteren omdat er te veel details werden weggegeven in het begin – laat ze dan gewoon gaan.
Om het meeste uit vergaderingen te halen is het belangrijk om duidelijk te zijn over wat u probeert te zeggen. Gebruik hiervoor een whiteboard of een stuk papier en teken al uw punten daarop uit, zodat ze in één keer schematisch met elkaar verbonden zijn – niet in kleine stukjes gebroken voor mensen die iets zouden kunnen missen! Als de tijd het toelaat, helpt het tekenen van een schets ook om elk punt duidelijker binnen zijn respectieve sectie te plaatsen, wat iedereen ook zal helpen geconcentreerd te blijven.