Het organiseren van een effectieve vergadering kan lastig zijn. Er zijn zoveel dingen om rekening mee te houden, van het tijdstip van de dag tot waar de vergadering zal plaatsvinden. Deze blogpost is er om u te helpen met een aantal tips voor het organiseren van vergaderingen die resultaat opleveren.
Hoe zorg je ervoor dat mensen naar je bijeenkomst komen? Weten ze op voorhand waar het over gaat of kan het ze niet echt schelen, zoals sommigen nu misschien doen op dit forum (kijkend naar ons)? Wat gaat er gebeuren als we daar aankomen – zijn de verwachtingen duidelijk in hun hoofd. Het gebruik van gedragswetenschappelijk onderzoek naar besluitvorming kan hierbij helpen; inzichten uit de neurowetenschappen gebruiken om zo goed mogelijk bewust te reageren op de beslissingen van anderen tijdens vergaderingen/sociale bijeenkomsten etc., zonder kennis te hebben over het waarom van dat gedrag, waarmee de cirkel weer rond is: hoe kun je de acties van medemensen beïnvloeden zonder ze te begrijpen?
Voor wie en met welk doel?
Denk na over wie je doelpubliek is en welke beslissing je wil dat ze nemen. Je kunt dit beïnvloeden met een bewuste of automatische aanpak, afhankelijk van hoeveel overredingskracht ze nodig hebben van de afzender van het bericht voordat ze zelf actie ondernemen.
Met andere woorden: hebben mensen overtuiging of informatie nodig? Zie het als een of/of keuze!
Wanneer mensen bewuste beslissingen nemen, bijvoorbeeld om een huis of auto te kopen, gebruiken ze hun hersenen. Bewuste denkprocessen zijn nodig bij het doen van belangrijke aankopen omdat er verschillende gevolgen kunnen zijn, afhankelijk van wat je kiest! U zou de tijd kunnen nemen om hierover na te denken voordat u uw route naar huis van het werk tijdens de spits kiest, zodat iedereen zonder al te veel problemen op de plaats van bestemming komt.
Als u dit gedrag wilt beïnvloeden, is het belangrijk te begrijpen of het besluitvormingsproces achter de acties van uw doelwit bewust of onbewust is. Je kunt je interventietechniek daarop afstemmen: als ze sommige beslissingen bewust nemen terwijl andere onbewust gebeuren, bied dan meer hulp bij die delen van hun leven waar wel is nagedacht over wat er moet gebeuren – zoals schoolwerk; terwijl iemand wiens keuzes onbewust zijn gemaakt misschien hulp nodig heeft om deze triggers voor slechte gewoonten weer op te sporen zodat de voortgang in plaats daarvan soepel doorgaat.
Wat is je strategische doel?
Wil je weten hoe je je stem kunt gebruiken? Nou, dat hangt er eerst en vooral vanaf. Als de deelnemer betrokken is bij wat hij doet en ten minste gedeeltelijk bewust beslist, zorg er dan voor dat er weinig maar zeer overtuigende argumenten voor hem zijn; zo niet – op automatisch niveau met veel perspectieven – gebruik die dan in plaats daarvan.
Wat voor bijeenkomsten ga je organiseren?
Het soort bijeenkomst of evenement dat je moet houden, hangt af van je doel en doelgroep. Als het slecht nieuws is dat verspreid moet worden, is een grote informatiebijeenkomst niet noodzakelijk de beste koers voor iedereen. Soms zijn er emoties bij betrokken waardoor mensen liever een oplossing willen dan er op een afstand over te praten met veel anderen erbij die niet altijd dezelfde gevoelens hebben als wij.
We weten allemaal dat face-to-face vergaderingen effectiever zijn dan virtuele. Een wandeling in de zaal zorgt voor beweging en maakt het mogelijk om echt met elkaar te praten, maar je kunt je boodschap ook overbrengen met kleinere groepen of één op één als dat nodig is! Maar hoe zit het als we iemand anders willen beïnvloeden? Nou, dan kunnen we ze misschien in een grotere vergadering plaatsen, zodat ze daarna ook actie ondernemen 
Misschien vraagt u zich af hoe u mensen achter uw ideeën kunt krijgen. Het antwoord is niet altijd gemakkelijk, omdat veel leiders merken dat hun vergaderingen controversiëler worden als ze geen rekening houden met de groepsdynamiek. Maar dit betekent ook dat het moeilijk voor hen wordt om het gesprek gaande te houden zonder in te gaan op elk tegenargument dat door iemand in die kamer of e-mail thread naar voren wordt gebracht (vooral omdat sommige meningen meer aandacht verdienen dan andere). Een manier om dit te omzeilen is gewoon herhalen wat al gezegd is en het kort samenvatten; beloof dan dat je later terugkomt als iedereen de tijd heeft gehad om alles te verwerken – en geef deze uitschieters nog een kans om zichzelf in te brengen alvorens samen verder te gaan.
Hoe moet het eruit komen te zien?
Welk klanttraject wilt u dat de deelnemers afleggen? Dit betekent dat de ruimte geplande routes, bepaalde stands en informatie moet hebben. Welke ervaringen zijn belangrijk voor uw klanten in deze etappe van hun reis door onze winkel of ervaring bij ons op locatie – hoe kan ik deze dingen beïnvloeden door er bewust bij stil te staan! Door u te verplaatsen in iemand anders bij het ontwerpen van een ruimte zullen optimalisaties mogelijk zijn, afhankelijk van welke doelen er kunnen zijn.
Zorg dat de deelnemers betrokken blijven
Wees u ervan bewust dat de concentratiespanne van een gemiddeld persoon niet zo lang is. Zorg ervoor dat u wilt en begrijpt wat ze te zeggen hebben, dan duurt het maximaal 45 minuten voordat iemand uit alle macht kan luisteren. Anders kan dit leiden tot verveling of woede omdat ze niet geïnteresseerd zijn in de informatie die u hen probeert te verkopen! Zorg altijd voor korte blokken zodat mensen zich niet snel vervelen; regelmatig pauzes inlassen bevordert de absorptie en maakt het leren ook gemakkelijker.
Een van de beste manieren om mensen betrokken te houden tijdens vergaderingen is door momenten in te lassen die gebaseerd zijn op beweging. Deze kleine pauzes geven zowel u als uw toehoorders de tijd voor wat broodnodige rust! Door korte workshops of lezingen te organiseren op belangrijke momenten tijdens elke carrouselrit – bijvoorbeeld voor de lunch als iedereen honger heeft na de hele ochtend zitten – kunnen pauzes ook een extra doel dienen: ze helpen deelnemers informatie beter te begrijpen, omdat ze de urenlange verveling wegnemen die optreedt als je een onderwerp zonder onderbreking opnieuw hoort behandelen.
De ochtend is de beste tijd om vergaderingen te organiseren, omdat mensen dan vaak cognitief sterker zijn dan later op de dag. Als u wilt dat ze hard meedenken of moeilijke beslissingen nemen, kunt u uw vergadering beter vroeg organiseren.
Met deze tips wordt je bijeenkomst zeker een succes!
Door het doel af te stemmen op je doelgroep en de vorm daarop te baseren, kun je het beste aan hun behoeften voldoen. Mensen zijn meer dan blij met een stem van ‘buiten’, maar ze willen soms ook zelf richting geven!